KETUA JABATAN

PENTADBIRAN DAN SUMBER MANUSIA

  • Pentadbiran dan Sumber Manusia
  • Perjawatan
  • Integriti
  • Latihan Kakitangan
  • Panel Pembangunan Sumber Manusia
  • Pengurusan Pelanggan dan Aduan Awam
  • Sistem Pengurusan Kualiti
  • Majlis Bersama Jabatan
  • myPORTFOLIO
  • Pembangunan Organisasi

 Definisi Waran Perjawatan (WP)

  • Merupakan dokumen rasmi yang dikeluarkan Pejabat Belanjawan Negara di bawah Akta Acara Kewangan 1957 [Seksyen 15(3)] sebagai kelulusan terhadap perubahan pada Waran Perjawatan tahunan yang digunakan oleh semua kementerian/jabatan/agensi.

Definisi Surat Kelulusan Perjawatan (SKP)

  • Merupakan dokumen yang memperakukan perubahan jawatan di Perkhidmatan Awam Negeri, Badan Berkanun Negeri (BBN) dan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT). Ia dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia berdasarkan peruntukan di bawah Perkara 112 Perlembagaan Persekutuan dan Arahan Perkhidmatan Sivil JPA No.3423 / Part 7 / Vol.2 / 48A & B.

Penyusunan Semula dan Pengukuhan Perjawatan

  • Penyusunan Semula berlaku apabila terdapat perubahan struktur dan fungsi sesebuah organisasi yang melibatkan perubahan sama ada objektif, hala tuju, peranan, visi atau misi sesebuah organisasi.
  • Pengukuhan Perjawatan berlaku apabila terdapat pewujudan pejabat di peringkat daerah/cawangan baharu, penubuhan bahagian/seksyen/unit baharu di sesebuah organisasi atau berlakunya pewujudan/pemansuhan/agihan jawatan di bahagian/seksyen/unit sedia ada yang tidak melibatkan perubahan struktur organisasi.
  • Cadangan permohonan jabatan/agensi boleh dikemukakan kepada Seksyen Pembangunan Organisasi, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kedah untuk semakan dan pertimbangan sebelum dikemukakan kepada BPO JPA untuk kelulusan.
  • Permohonan boleh dikemukakan sepanjang masa dengan mengemukakan kertas cadangan yang mengandungi justifikasi yang lengkap mengikut format yang telah ditetapkan kepada Seksyen Pembangunan Organisasi, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kedah. Walau bagaimanapun, permohonan terakhir yang diluluskan bagi setiap agensi perlu beroperasi sekurang-kurangnya 3 tahun sebelum permohonan baru dikemukakan.

Pengisian Jawatan Kosong

  • Jabatan/agensi boleh membuat permohanan pengisian bagi perjawatan kosong yang disebabkan oleh persaraan, kematian dan kenaikan pangkat kepada Seksyen Pembangunan Organisasi, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kedah.
  • Permohonan tersebut akan diproses dan dikemukakan kepada Pejabat Pegawai Kewangan Negeri untuk kelulusan sebelum diserahkan kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam untuk urusan lantikan.

Data Perjawatan

  • Jabatan/agensi di bawah Pentadbiran Kerajaan Negeri Kedah haruslah mengemaskini maklumat data personel pegawai dan kakitangan masing-masing dan mengemukakan kepada Seksyen Pembangunan Organisasi, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kedah setiap 6 bulan bagi tujuan pemurnian data.

INTEGRITI

Arahan YAB Perdana Menteri No. 1 Tahun 2009 - Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia:
Penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus

Arahan ini bertujuan untuk memperkukuhkan lagi struktur sistem pengurusan pentadbiran Kerajaan Malaysia di bawah Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK) yang dipengerusikan oleh YAB Perdana Menteri. Mekanisme pelaksanaannya adalah melalui penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) di peringkat persekutuan dan negeri sebagai pengukuhan kepada Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP) yang telah digerakkan semenjak tahun 1998. Gerakan ini memberi fokus kepada pengukuhan kualiti sistem penyampaian Perkhidmatan Awam berteraskan aspek integriti merangkumi tujuh (7) terma rujukan. Usaha ini adalah sebagai kesinambungan strategi dan pendekatan secara menyeluruh kepada usaha-usaha penghayatan nilai-nilai murni, pemantapan integriti, pembanterasan gejala rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa dalam kalangan pegawai badan awam.

JAWATANKUASA ANTI RASUAH

Arahan YAB Perdana Menteri No. 1 Tahun 2018.

Arahan ini bertujuan mendukung usaha memperkukuhkan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan. Usaha ini direalisasikan melalui pembentukan inisiatif Pemantapan Governans, lntegriti dan Anti-Rasuah dalam Pengurusan Pentadbiran Kerajaan bagi menggantikan Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan. Matlamat utama pemantapan ini adalah untuk memastikan pengurusan pentadbiran Kerajaan bebas daripada perlakuan rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan. Bagi mencapai hasrat ini, pengurusan pentadbiran Kerajaan hendaklah dilaksanakan dengan cekap, berdisiplin dan berintegriti.

JAWATANKUASA ANTI-RASUAH (JAR) PERINGKAT KERAJAAN NEGERI

Keanggotaan JAR Peringkat Kerajaan Negeri

Pengerusi                    : Setiausaha Kerajaan Negeri

Pengerusi Ganti          : Timbalan Setiausaha Kerajaan Negeri (Terkanan)

Ahli-ahli                      :

                                         i. Pegawai Kewangan Negeri

                                        ii. Pegawai Daerah (Semenanjung MalaysiaI Sabah)

                                       iii. Residen (Bagi Negeri Sarawak)

                                       iv. Pengarah SPRM Negeri

                                        v. Penasihat Undang-Undang Negeri

                                       vi. Pegawai Audit Negeri

                                      vii. Ketua Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri

                                     viii. Ahli lain yang difikirkan perlu

Urus Setia                   : Jabatan Integriti dan Tadbir Urus (JITU) Negeri Kedah

Peranan dan Tanggungjawab JAR Peringkat Kerajaan Negeri

  • Mengenal pasti isu, masalah dan langkah-langkah penambahbaikan berdasarkan empat terma rujukan yang telah ditetapkan.
  • Mencadangkan langkah-langkah penyelesaian dan cadangan penambahbaikan kepada JAR Peringkat Kebangsaan.

Laporan Isu oleh Peringkat Residen Bahagian dan Peringkat Daerah Pejabat Residen Bahagian dan Pejabat Daerah hendaklah menyelaraskan isu-isu di peringkat Residen Daerah dan mengemukakan input-input tersebut kepada Urus Setia JAR Peringkat Negeri.

 

https://giacc.jpm.gov.my

Setiap anggota perkhidmatan awam perlu melengkapkan diri / dilengkapkan dengan sikap, kemahiran dan pengetahuan yang bersesuaian melalui program pembangunan kompetensi dan pembelajaran berterusan.

KEPUTUSAN MAJLIS MESYUARAT KERAJAAN NEGERI KEDAH DARUL AMAN

KERTAS NO. 6 (F)243/2015, BERTARIKH 5 OGOS 2015 - CADANGAN INSTITUT PENGURUSAN DAN INTEGRITI NEGERI KEDAH DARUL AMAN (INSPIN) SUPAYA PEGAWAI SEKTOR AWAM, SYARIKAT BERKAITAN KERAJAAN (GLC) DAN SEKTOR SWASTA MENGADAKAN KURSUS, LATIHAN ATAU SEMINAR MELALUI INSPIN.

Fungsi Panel Pembangunan Sumber Manusia Jabatan adalah memperakukan pemberian pergerakan gaji tahunan dan pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) berdasarkan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT).

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun2012 -Penganugerahan Pingat Perkhidmatan CemerlangDan Pemberian Anugerah PerkhidmatanCemerlang

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2012 adalah bertujuan untuk menjelaskan dasar danpelaksanaan penganugerahan Pingat Perkhidmatan Cemerlang (P.P.C.) dan pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) kepada pegawai dalam perkhidmatan awam.

BIL

PERKARA

P.P.C.

APC

 

1.

 

Bilangan Penerima

Dihadkan kepada 8% daripada jumlah keseluruhan pegawai perkhidmatan awam.

PPC (%)

APC (%)

3

5

2

6

1

7

0

8

2.

Syarat
Kelayakan

Bagi pencalonan kali pertama, pegawai:

·   telah disahkan dalam perkhidmatan;

·   telah genap 5 tahun berkhidmat dalam perkhidmatan awam pada tahun prestasinya dinilai;

·   jawatan Gred 1 hingga 54 atau setaraf;

·   cemerlang dalam prestasi kerja dan aktiviti atau sumbangan diluar tugasrasmi;

·   lulus     tapisan    keselamatan       (jenayah dan keselamatan) Polis Diraja Malaysia (PDRM);

·   lulus tapisan keutuhan            Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia(SPRM);

·   lulus tapisan keutuhan Jabatan Insolvensi Malaysia;

·   tidak pernah dikenakan tindakan tatatertib; dan

·   diperakukan oleh Panel Pembangunan Sumber Manusia(PPSM).

 

Bagi pencalonan kali kedua, pegawai:

·   memenuhi semua syarat di atas;dan perkhidmatan tidak terputus dalam tempoh 5 tahun dari tarikh penganugerahan kali pertama.

Semua pegawai perkhidmatan awam yang:

 ·   dilantik secara tetap, sementara atau kontrak; dan telah berkhidmat genap setahun pada hari terakhir tahun penilaian.

 

 

3.

 

 

Asas Pertimbangan

·   memperoleh markah LNPT 85% dan keatas;dan memperolehi markah penilaian aktiviti atau sumbangan diluar tugas rasmi 10 markah dan keatas.

 

·   memperoleh markah LNPT 85% dan ke atas;dan bebas daripada tindakan tatatertib dalam tahun penilaian.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2008 bertarikh 6 Ogos 2008 adalah bertujuan untuk memaklumkan pihak-pihak yang berkuasa mengenai sistem pengendalian pengaduan awam yang baru dan peranan mereka untuk melaksanakan sistem pengendalian pengaduan awam itu. Pengendalian pengaduan awam yang baru ini adalah seperti di lampiran kepada pekeliling ini.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2/1996 disediakan bertujuan memberi penerangan dan panduan kepada ketua-ketua jabatan mengenai pelaksanaan Standard MS ISO 9000 dalam perkhidmatan awam. Satu garis panduan yang bertajuk "Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam" dikepilkan sebagai lampiran kepada pekeliling ini.

Semua agensi kerajaan yang mengendalikan secara langsung urusan pentadbiran, pengurusan sumber manusia dan hal ehwal kewangan dan mempunyai kuasa untuk menimbang dan membuat keputusan ke atas perkara-perkara tersebut adalah dikehendaki menubuhkan MBJ. Bagi tujuan penubuhan MBJ, satu draf perlembagaan yang telah dipersetujui oleh pihak pengurusan dan pihak pekerja perlu digubal terlebih dahulu sebagai garis panduan ataupun undang-undang kecil dan hendaklah dikemukakan kepada JPA untuk kelulusan.

 

Mesyuarat-mesyuarat biasa bagi majlis hendaklah diadakan tiga bulan sekali.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 4 Tahun 2018 (PKPA) - myPortfolio: Panduan Kerja Sektor Awam

Pekeliling ini bertujuan untuk menerangkan kepada agensi Kerajaan berkaitan tatacara penyediaan myPortfolio yang lebih tuntas dan kebolehgunaannya sebagai radas pengurusan sumber manusia ke arah melonjakkan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan sektor awam.

 

Latar belakang

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri (JPM), telah menerbitkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 8 Tahun 1991: Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja sebagai rujukan dalam penyediaan dokumen berkaitan prosedur, proses kerja dan tanggungjawab yang lebih teratur di peringkat jabatan dan individu. Inisiatif ini bertujuan untuk memastikan supaya tidak berlaku kesilapan dalam pelaksanaan tugas dan seterusnya dapat meningkatkan prestasi penyampaian perkhidmatan agensi kerajaan.

Berdasarkan perkembangan semasa, PKPA Bil. 8 Tahun 1991 Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja telah dikaji dan ditambah baik. Inisiatif ini mengambil kira cabaran dan perubahan semasa sama ada di peringkat global mahupun domestik seperti gelombang teknologi digital, ekspektasi rakyat, dominasi golongan millennial dan Revolusi Perindustrian Keempat. Sehubungan itu, PKPA Bil. 4 Tahun 2018 myPortfolio: Panduan Kerja Sektor Awam dikeluarkan sebagai pendekatan baharu dalam pelaksanaan bidang tugas dan tanggungjawab secara yang lebih komprehensif dan teratur di agensi Kerajaan. Ketua Jabatan juga boleh meluas guna myPortfolio sebagai radas strategik dalam pengurusan sumber manusia.

 

Pelaksanaan

Bagi memantapkan pelaksanaan panduan kerja, maka PKPA ini dihasilkan dengan memberikan fokus kepada elemen utama berikut:

  • Konsep myPortfolio; dan
  • Pemantapan myPortfolio
  • Konsep myPortfolio

myPortfolio adalah satu kaedah pengurusan ilmu yang memberikan penekanan kepada pengupayaan minda setiap penjawat awam dalam kerangka organisasi berpembelajaran (learning organisation). Selain sebagai dokumen rujukan rasmi yang menghuraikan maklumat pewujudan jawatan, proses kerja dan panduan menjalankan tugas bagi jawatan tersebut dalam sesebuah organisasi juga dinyatakan dalam myPortfolio.

Ciri-ciri myPortfolio adalah seperti yang berikut:

  • myPortfolio merupakan dokumen rujukan pada peringkat jawatan dan jabatan;
  • Setiap jawatan dalam sesebuah agensi hendaklah mempunyai myPortfolio termasuk
    jawatan yang belum diisi
  • myPortfolio berasaskan bidang tugas dan tanggungjawab jawatan; dan
  • myPortfolio mengandungi maklumat, panduan dan rujukan dalam mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi sesuatu jawatan.

 

Pemantapan myPortfolio

Panduan ini memperkenalkan satu elemen baharu, memansuhkan tiga (3) komponen dan menambah baik tujuh (7) aspek Fail Meja. Terdapat 10 komponen baharu myPortfolio meliputi maklumat yang perlu diketahui dan dirujuk oleh penjawat awam dalam melaksanakan tugas. Komponen myPortfolio adalah seperti yang ditunjukkan:

 

PENGURUSAN KEWANGAN

  • Hasil dan Belanja
  • Perolehan
  • Aset
  • Jawatankuasa Pengurusan Kewangan
  • Jawatankuasa Pengurusan Aset
  • Laporan dan Teguran Audit

Hasil

  • Pekeliling Perbendaharaan Negeri Kedah Bil.4.2020-Garis Panduan Bagi Penyediaan Anggaran Hasil Tahun 2021; dan
  • Format Borang Anggaran Hasil.

 Belanja

  • Pekeliling Perbendaharaan Negeri Kedah Bil.1.2021-Garis Panduan Perbelanjaan Di Bawah Bajet 2021;
  • Lampiran A-Pekeliling Belanja 2021;
  • Pekeliling Perbendaharaan Negeri Kedah Bil.3.2020-Garis Panduan Penyediaan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Pembangunan Tahun 2021; dan
  • Pekeliling Perbendaharaan Negeri Kedah Bil.2.2020-Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Mengurus Tahun 2021.

 

        

AM 2.1 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)adalah bertujuan untuk menguruskan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah yang meliputi Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan Penyelenggaraan, Pindahan, Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira.

Aset Alih Kerajaan Aset Alih bermaksud aset atau peralatan yang boleh dipindahkan atau dialihkan dari satu tempat ke tempat lain secara mudah termasuk Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan penyediaan bangunan atau infrastruktur lain.

 

Kumpulan Aset Alih

Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-

  • Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM2,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Ribu Sahaja) atau lebih setiap satu unit.
  • Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM2,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Ribu Sahaja) setiap unit.

 

AM 2.2 Penerimaan

 Objektif Penerimaan:-

  • Memastikan setiap Aset Alih yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan;
  • Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan
  • Memastikan Aset Alih diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

 

AM 2.3 Pendaftaran

Pendaftaran aset adalah bertujuan untuk:-

  • Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemas kini;
  • Memudahkan pengesanan dan pemantauan;
  • Membolehkan keadaan aset diketahui; dan
  • Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset.

 

Tempoh Pendaftaran

Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh duaminggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

 

Aset Alih Yang Perlu Didaftarkan

Aset Alih yang diterima melalui pembelian dengan wang kerajaan, yang disewa beli dengan wang kerajaan, yang diterima melalui hadiah, pindahan dan melalui proses perundangan atau perjanjian hendaklah didaftarkan.

 

Aset Alih Yang Dibekalkan Bersekali Dengan Bangunan

Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan bangunan hendaklah didaftarkan mengikut tatacara ini.

 

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan

PS 5.1 Garis Panduan Pelaksanaan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun.

  • Pekeliling ini menjelaskan mengenai penubuhan, peranan serta tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) di semua agensi Kerajaan, menetapkan format penyediaan laporan JPKA memantapkan keberkesanan pemantauan tadbir urus bagi mengenalpasti, menangani serta mengurangkan isu pengurusan kewangan dan akaun.
  • Laporan JPKA yang disediakan oleh Kementerian, Jabatan Persekutuan di peringkat Ibu Pejabat dan Negeri, dan Pusat Tanggungjawab (PTJ) akan dianalisa oleh Perbendaharaan dan dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK) yang dipengerusikan oleh YAB Perdana Menteri.

 

 Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)

  • JPKA hendaklah ditubuhkan di setiap Kementerian, Jabatan Persekutuan di peringkat Ibu pejabat dan Negeri, dan Pusat Tanggungjawab (PTJ).
  • Keanggotaan JPKA di peringkat Jabatan Persekutuan Negeri atau Badan Berkanun Persekutuan (BBP) atau PTJ adalah seperti berikut:

 

Pengerusi              : Pengarah Negeri atau Ketua PTJ

Pengerusi Ganti     : Timbalan Pengarah Negeri atau Timbalan Ketua PTJ

Setiausaha             : Ketua Bahagian atau Ketua Unit Kewangan

Ahli                                   :

  • Semua Ketua Bahagian atau Ketua Unit
  • Akauntan atau Pegawai Perakaunan
  • Pegawai-pegawai lain yang dilantik oleh Pengerusi.

 

Kekerapan Mesyuarat - JPKA hendaklah mengadakan mesyuarat setiap tiga bulan sekali. Mesyuarat di peringkat Jabatan atau PTJ hendaklah diadakan terlebih dahulu sebelum mesyuarat di peringkat Kementerian.

Jawatankuasa Pengurusan Aset

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan.

Jabatan Audit Negara telah menjalankan empat (4) jenis pengauditan seperti berikut:

  • Pengauditan Penyata Kewangan – untuk memberi pendapat sama ada Penyata Kewangan Kerajaan Negeri dan Badan Berkanun Negeri bagi tahun berkenaan menggambarkan kedudukan kewangan yang benar dan saksama serta rekod perakaunan mengenainya telahdiselenggarakandenganteratur dan kemas kini;
  • Pengauditan Pematuhan – untuk menilai sama ada pengurusan kewangan Jabatan/Agensi Negeri dan Badan Berkanun Negeri dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang berkaitan;
  • Pengauditan Prestasi – untuk menilai sama ada sesuatu aktiviti Kerajaan Negeri dilaksanakan dengan cekap, berhemat dan berkesan bagi mencapai objektif yang ditetapkan; dan
  • Pengauditan Pengurusan Syarikat Kerajaan – untuk menilai kedudukan kewangan, amalan tadbir urus dan pengurusan aktiviti syarikat Kerajaan Negeri.